اچھی فاصلے کے اجلاسوں کے لئے ٹی پی

اچھی فاصلے کے اجلاسوں کے لئے تجاویز

فاصلے کے اجلاسوں وقت بچاتا ہے اور زیادہ تیزی سے نتائج پیدا کرتے ہیں

فاصلے کے اجلاسوں میں سے بعض فوائد ہیں:
• سفر کے اخراجات کو کم یا ختم کرنا
• کمپنی کی کارکردگی میں اضافہ - سفر کا وقت کام کا وقت بن جاتا ہے
• ملازمین کے درمیان کشیدگی کی سطح کو کم کریں - کام کی زندگی کا توازن
• براہ راست اور غیر معمولی
• ماحول دوست

اچھی teleconferences کے لئے تجاویز

تیاری (اگر میٹنگ کررہے ہیں)

• مقصد. میٹنگ کے لئے واضح مقصد اور شرکاء سے آپ کی توقع ہے. کیا یہ معلومات، بحث یا فیصلہ کے لئے ایک اجلاس ہے؟
  • صحیح لوگ. صحیح لوگوں کو مدعو کریں، وہ لوگ جو میٹنگ میں کچھ بھی کہتے ہیں اور اس سے کچھ بھی نکل جاتا ہے.
  • ضروری ریڈنگ. ضروری نصاب کو شرکاء کو بھیجیں اور ان میں سے ہر ایک کی توقعات پر شرکاء میں سے ہر ایک کے لئے ایک ذاتی تبصرہ. کیا انہوں نے اجلاس کو مخصوص معلومات لانے یا خاص طور پر کچھ بیان کرنے کے لئے کیا خیال ہے؟
  واضح ایجنڈا. میٹنگ سے پہلے اجنبی کو باہر بھیجیں اور شرکاء کی فہرست بھیجیں.
  • مطلع کریں. وضاحت کریں کہ کس طرح میٹنگ میں شامل ہونا (ٹیلی فون نمبر اور کسی بھی PIN کوڈ) یا شرکت کنندہ کو کال کیا جائے گا.
  • ٹیسٹ. اپنی پہلی میٹنگ کی قیادت کرنے سے قبل، چند ٹیسٹ کال کرنے اور ایک مختلف کام کرنے کی کوشش کرتے ہیں. یہ معاملہ ہو سکتا ہے کہ آپ کے سوئچ بورڈ کو ایک سے زیادہ جماعتوں کو انگنانے کے لئے مخصوص حکم کی ضرورت ہوتی ہے - اپنے ٹیلی فون مینیجر کی جانچ پڑتال کریں.
  دستاویزی. ملاقات کیسے کی جائے گی؟ ریکارڈنگ کی خصوصیت کا استعمال کرنے کا ایک اچھا خیال ہے.
  • سادہ رکھیں. اگر اجلاس ایک بار بار ایک بار ہے تو، شرکاء کانفرنس گائیڈ میں ایک گروپ کے طور پر شامل کریں یا فون بک میں انفرادی رابطے شامل کریں.
  • وقت پر شروع کریں اور ختم کریں. مقررہ وقت ہمیشہ اجلاس شروع کریں، یہاں تک کہ اگر شرکاء موجود نہیں ہیں.
  (اجلاس میں توسیع کرنے کی ضرورت ہے تو مختصر وقفے کی منصوبہ بندی).
  • فالو کریں اور پیروی کریں. اجلاس کے بعد براہ راست میٹنگ کے نوٹ کو خلاصہ، پیروی کریں اور بھیجیں. [مقررہ وقت مقرر کریں اور سب کو بتائیں کہ کون سا ذمہ دار ہے].

میٹنگ کے دوران (اگر میٹنگ کررہے ہیں)

• تعارف. خوش آمدید اور سب کو متعارف کروانا یہ میٹنگ ایک اچھا آغاز سے ہو جاتا ہے اور ایک باہمی ماحول کو یقینی بناتا ہے، یہاں تک کہ ان لوگوں کے لیے بھی جو سائٹ پر ہیں. اگر میٹنگ بہت بڑا نہیں ہے (10 یا اس سے زیادہ شرکاء تک)، شرکاء سے پوچھیں کہ وہ اپنی آواز کے لئے ایک کان حاصل کرنے کے لۓ مختصر طور پر متعارف کرایأ. ہمیشہ اس ماحول کو تخلیق کرنے کی کوشش کریں جو لوگوں کو ایک دوسرے کے ساتھ بیٹھ کر احساس رکھتا ہے، یہاں تک کہ وہ دیگر مقامات پر بھی حصہ لیں.
  • منٹ. نوٹ لیں یا کسی سیکریٹری کو مقرر کریں جو منٹ لے جا سکتا ہے اور ریکارڈنگ تک رسائی حاصل ہوتی ہے اگر کسی کو بنایا جائے.
  ایجنڈا. میٹنگ کی قیادت میں شخص بتاتا ہے کہ اجلاس کتنی دیر تک ہے اور یہ کتنا عرصہ چلتا ہے اور ایجنڈا کا مختصر خلاصہ فراہم کرے گا.
  • رکاوٹیں. میٹنگ کے لئے بنیادی قواعد و ضوابط کی وضاحت کرتے ہوئے اور پریشان کن کیا جا سکتا ہے.
  آپ کو ای میلز، اپنے سمارٹ فون پر سرف نہیں پڑھنا، دیگر تفویض وغیرہ کے ساتھ کام کرنا نہیں ہوگا.
  • بریک. اگر میٹنگ 45 منٹ سے زائد طویل عرصہ تک چلتا ہے، تو لوگوں کو اپنے پیروں کو 10-15 منٹ تک جاری رکھنے سے روکنے کی اجازت دینے کے لئے وقفے لگے.
  • ایک معاہدے تک پہنچیں. نئے شے کو منتقل کرنے سے پہلے، مختلف شرکاء کے ساتھ چیک کریں تاکہ دیکھیں کہ اگر کسی کو کسی چیز کا کہنا ہے. اس میں سب کو شامل ہوتا ہے.
  • متحرک. گروپ میں متحرک انتظام کریں اور غور کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر ایک معاملے پر جو بات ہوئی ہے اس میں ایک بات ہو گی، تنازعہ سے نمٹنے کے.
  وضاحت کریں. اگر کمرے میں کچھ ہوتا ہے (شاید شاید ہنسی ہوسکتی ہے)، اس بات کی وضاحت کریں کہ جو کچھ بھی محسوس ہوتا ہے اس کو یقینی بنانے کے لئے فون کے ذریعے حصہ لینے والے افراد کو کیا ہوا ہے.
  • سوالات کا وقت. کسی بھی سوال سے نمٹنے کے لئے وقت الگ کریں.
  • نیا اجلاس. اگر معاملات ہیں تو اس کی پیروی کی ضرورت ہے، اگلے اجلاس کے لئے ایک وقت متفق ہوں.

میٹنگ کے بعد (اگر میٹنگ کررہے ہیں)

• اپنائیں اور پیروی کریں. اجلاس کے بعد براہ راست میٹنگ کے نوٹ کو خلاصہ، پیروی کریں اور بھیجیں. مقررین کو مقرر کریں اور سب کو بتائیں کہ کون سا ذمہ دار ہے.

کسی بھی اجلاس میں شرکت کرنے کے لئے (ریموٹ مقام پر)

• امن اور پرسکون. ممکنہ طور پر بیٹھ کر خاموشی کے طور پر تلاش کرنے کی کوشش کریں.
• پارک اپ. اگر آپ اپنی گاڑی سے شرکت کر رہے ہیں تو، محفوظ طریقے سے پارک کریں، مثلا کار پارک میں، میٹنگ میں شامل ہونے سے پہلے.
• مائکروفون کو بند کریں. اگر آپ بہت سارے پس منظر شور کے ساتھ کہیں بیٹھے ہیں، مثلا ہوائی اڈے یا گاڑی یا کیفے میں، مائیکروفون (گونگا) بند کریں جب آپ بات نہیں کر رہے ہیں.
• بہت وقت میں تیار رہو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ اجلاس کے آغاز سے قبل دوسرے شرکاء کے ساتھ بات چیت کرنے کا موقع ملازمت کے لئے آپ کو اچھا وقت ہو. (اسی طرح سے جیسے کہ ایک کانفرنس روم میں لوگ ساتھ کریں گے).
• اپنا تعارف کراوء. اگر آپ کے پاس کچھ کہنا ہے تو، یقینی بنائیں کہ لوگ اپنے آپ کو متعارف کرانے سے اپنی آواز کو پہلے پہچان لیں.
• لوگوں کو مطلع رکھنا. اگر آپ منقطع (غریب استقبالیہ، وغیرہ) حاصل کرتے ہیں تو فوری طور پر کال کریں اور آسان سہولت پر، دوسرے شرکاء کو معلوم ہے کہ آپ تھوڑی دیر تک دور ہو چکے ہیں.
• توجہ مرکوز کریں. اجلاس میں توجہ دیں. میٹنگ کے دوران ای میل نہیں پڑھتے یا دوسری چیزیں مت کرو.