آپ کے کاروباری اجلاسوں کے لئے تجاویز

آپ کے کاروباری اجلاسوں کے لئے تجاویز

1. اچھے تعارف کے ساتھ چلیں

سبھی شرکاء اور پیش کرنے والوں کو متعارف کرانے سے ہر میٹنگ شروع کریں. جب آپ کے ملازمین کو ایک نام اور ایک دوسرے کے ساتھ ایک چہرے ڈالنے کے قابل ہو تو، وہ کام کئے جا رہے ہیں اور ٹیم کا حصہ محسوس کرتے ہیں. باقاعدگی سے ٹیلیفون کانفرنس کالنگ کے برعکس جب آپ صرف شخص کی بات سننے کے قابل ہو تو، جب آپ ویڈیو کانفرنس کرتے ہیں تو آپ دوسرے شرکاء کے چہرے کو دیکھ سکتے ہیں. ایک دوسرے کو دیکھنے کے اضافی فوائد یہ ہے کہ یہ غلطی سے ایک دوسرے سے بات کرنے والے لوگوں کی مثالوں کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے، یا اس وقت کسی بھی وقت بات کرنے والے شخص کی نشاندہی کرنے میں ناکام نہیں ہے. اس کے نتیجے میں، اجلاسوں میں شرکت کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے اور شرکاء کو مصروف رکھنے اور Tenveo ویڈیو کانفرنس کے ذریعے فعال طور پر اجلاس میں حصہ لینے میں کامیاب ہوسکتا ہے.

2. شرکاء کا انتظام کریں

شرکاء کا اشتراک سافٹ ویئر کے استعمال کے ذریعے شرکاء کو شامل کریں. مجازی اجلاس منعقد ہونے پر، شرکاء کے لئے زون سے ملاقات کے لئے آسان ہے اور ان کے ماحول میں دیگر چیزوں کی طرف سے پریشان ہوسکتا ہے. یہ اکثر میٹنگ کے دوران شرکت کرنے والے شرکاء کے لئے بصریوں کی کمی کا نتیجہ ہے. زوم ملاقاتیں آپ کو میٹنگ بھر میں اپنے توجہ کا استعمال کرنے اور برقرار رکھنے کے لئے ہر ایک کے لئے بصری ریفرنسز دینے میں مدد کرنے کے لئے ایک میٹنگ شرکاء سے دوسرے بصیرت سے بصریات کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے. اسکریننگ اشتراک آپ کو دیگر شرکاء کے ساتھ اپنی سکرین پر کھولنے کے لئے پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز، ویڈیوز، دستاویزات، اور کسی بھی چیز کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے. شرائط کے درمیان معلومات کا اشتراک کرنے کے لئے تیویویو کی طرف سے پیش کردہ ایک منفرد خصوصیت سفید تختہ کا استعمال ہے. یہ خصوصیت ٹیم کے اراکین کو تشریحات بنانا ہے جو یہ دماغ دینے کے لئے مثالی بناتی ہے. جب آپ کی میٹنگ کو بچایا جاتا ہے تو، یہ تشریحات بھی محفوظ اور آسانی سے دستیاب ہیں، نوٹ لے کر ایک ہوا کی میٹنگ کو مسترد کرتے ہیں.

3. پیشکش کی عمل کو آسان کریں

ایک سے زیادہ شرکاء کے لئے اجازت دیتے ہیں کہ وہ میٹنگ میں آسانی سے معلومات پیش کریں. جب آپ کے شرکاء کو آسانی سے ایک دوسرے سے بات چیت کرنے اور مشغول کرنے کے قابل نہیں ہیں تو، وہ ناخوش ہو جاتے ہیں اور میٹنگ میں حصہ لینے میں دلچسپی کھو سکتے ہیں. بہت سے مجازی میٹنگ پلیٹ فارمز کو کسی پیشینٹر سے کسی دوسرے کو منتقلی کرنا مشکل ہے. یہ نہ صرف ناظرین کو مایوس کرتا ہے، لیکن یہ بھی اجلاس میں شرکاء کی توجہ کو برقرار رکھنا مشکل بناتا ہے. ایک متحد مواصلاتی پلیٹ فارم کو منتخب کرنے کے ذریعہ پیشینگروں کو آسانی سے معلومات کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے، اس سے کوئی فرق نہیں کہ وہ کونسی مقام سے پیش کرتے ہیں، یہ مسئلہ ختم ہوگیا ہے، Tenveo ویڈیو کانفرنس یہ کر سکتا ہے. زوم ویڈیو کانفرنسنگ سوفٹ ویئر کا استعمال کرنے میں آسانی سے ایک اسپیکر سے اگلے تقریبا ہموار ہونے کا منتقلی ہوتا ہے.

4. وقت کے باہر سے باہر

شرکاء کیلئے میٹنگ میں شامل ہونے کے لۓ یہ آسان بنائیں کہ جو کچھ بھی وہ موجودہ وقت میں ہو. مسافروں کے ساتھ سفر، ریموٹ مقامات سے کام کرتے ہوئے، اور کئی شہروں میں دفتری جگہوں پر، مختلف مقامات سے آسانی سے میٹنگ میں شامل ہونے کی ضرورت بہت اہم ہے، شرکاء کو نہ صرف میٹنگ میں شرکت کرنے کے قابل بلکہ دوسرے شرکاء کے ساتھ بھی مشغول ہے. بہت سے پلیٹ فارم صرف مخصوص قسم کے آلات پر دستیاب ہیں. دسویو میٹنگ پلیٹ فارم ایک ونڈوز یا میک کمپیوٹر، ساتھ ساتھ ایک ہی وقت میں لوڈ، اتارنا Android یا ایپل پر مبنی موبائل ڈیوائس پر مختلف آلات کے درمیان مداخلت کے معاملات کے بارے میں فکر کرنے کے قابل نہیں ہے. نتیجے کے طور پر، شرکاء دیگر خدمات کے مقابلے میں زیادہ سے زیادہ آلات سے، کسی بھی جگہ سے وہ بٹن سے بٹن کے دھکا پر حصہ لے سکتے ہیں.

5. شرکاء بحث میں حصہ لینے میں مدد دیں

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے شرکاء کو آراء فراہم کرنے، سوالات پوچھنا، اور بحث میں حصہ لینے کا موقع دیا جاتا ہے. ایک ویڈیو کانفرنس شرکاء کو دیکھنے کے لۓ آسان بناتا ہے اور بصری سنجیدگی سے ایک دوسرے سے لے جاتا ہے، لہذا بات چیت روایتی کانفرنس کال سے کہیں زیادہ قدرتی لگتا ہے. کچھ ویڈیو میٹنگ ٹولز شرکاء کیلئے اسکرین اشتراک کا استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے لیکن یہ پیشکش دیگر آلات میں محدود ہوسکتی ہے. اسکرین اشتراک کے علاوہ، Tenveo اجلاسوں نے شرکاء کو ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت میں مشغول کرنے کی اجازت دی ہے، ایک سفید بورڈ کی خصوصیت، فائل کا اشتراک، پیش کنندہ کے لئے پوسٹ کے سوالات کا استعمال کرتے ہوئے تشریحات بنانے اور مستقبل کے حوالہ کے لئے اجلاس کو بھی بچانے کے. اس کے نتیجے میں، شرکاء نے کئی آن لائن شراکت کے اوزار کے ذریعے میٹنگ میں مشغول ہونے میں کامیاب ہوسکتے ہیں تو وہ دوسرے پلیٹ فارمز کا استعمال کرتے وقت تک رسائی حاصل نہیں کریں گے.

آپ کے اجلاس کے شرکاء کو آپ کے اگلے اجلاس میں مشغول کرنے کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے ان پانچ تجاویز کو استعمال کرکے اس بات کا یقین کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ آپ کی میٹنگ کامیابی ہے. جب شرکاء مصروف ہیں، تو وہ محسوس کرتے ہیں کہ ان کی آواز فیصلہ سازی کے عمل میں اہم ہے، اور اس کام میں ذاتی کردار ادا کرنا ہے. وہ قیمتی محسوس کرتے ہیں اور اپنے بہترین پاؤں آگے بڑھاتے ہیں. جب زیادہ سے زیادہ لوگ میٹنگ کے عمل میں مشغول ہیں تو، وہ نئے خیالات میں حصہ لینے اور مختلف نقطہ نظر پیش کرتے ہیں جو ماضی میں نہیں سمجھا جا سکتا ہے. جب ٹیم مل کر کام کرتی ہے تو، مسائل کو بہتر طور پر خطاب کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے، اور کچھ مسائل سامنے آتے ہیں اس سے قبل بھی وہ پیدا ہوتے ہیں.