ایک کانفرنس منعقد؟ یہاں چیلنج کا سامنا کرنے کے لئے کچھ تجاویز ہیں

کہ کس طرح ایک ایونٹ کو منظم کرنے کے لئے

ایک تحقیقی کانفرنس کی تنظیم کافی چیلنج ہو سکتا ہے. کچھ بھی آپ کو ایسا کرنے نہیں مشورہ دے سکتا ہے. لیکن یہ بھی ایک حیرت انگیز موقع ہے اور ایک فائدہ مند تجربہ ہے.

ایک کامیاب ایونٹ کے ایک دوسرے کے ساتھ ڈال ایک مشکل جدوجہد ہونا ضروری نہیں کرتا. تم صرف تین سنہری قوانین کو یاد کرنے:، آئندہ کی منصوبہ بندی ایک بڑی ٹیم کے ساتھ اپنے آپ کو چاروں طرف، اور آپ یہ کیوں کر رہے ہیں جانتے ہیں!

یہاں اس ایڈونچر میں آپ کی مدد کرنے کے لئے چند تجاویز ہیں.

1. منصوبہ بندی کرنے میں ناکامی ناکام کرنے کی منصوبہ بندی کر رہا ہے

رسد میں جلدی نہ کریں. آپ پنڈال بکنگ اور caterers بلا شروع کرنے سے پہلے، آپ کو آپ کی کانفرنس کے لئے تیار کرنے کے لئے کچھ وقت لینے کے لئے کی ضرورت ہے.

یہ آپ کو کشیدگی کی ایک بہت محفوظ اور آخری منٹ حیرت روک دیں گے.

آپ کی طرح نظر کے لئے آپ کی کانفرنس کیا چاہتے ہیں تصویر. کون میں شرکت کریں گے؟ یہ واقعہ کس قسم کا ہوگا؟ آپ کے تجربے کو کس قسم کے مندوبین کو پیش کرنے کے لئے چاہتے ہیں؟

پھر تفصیلات میں حاصل. کتنے شرکاء موجود ہیں؟ آپ کو کتنی گذارشات حاصل کریں گے؟ یہ کتنے دن رہے گا؟

آپ کر سکتے ہیں تو، پچھلے سالوں سے معلومات جمع کرنے کے لئے پچھلے منتظمین کے ساتھ رابطے میں حاصل کریں. یہ آپ کو ایک حقیقت پسندانہ بجٹ مقرر کرنے میں مدد کرے گا.

اور یاد رکھیں کہ یہ ہر چھوٹی چیز کا اندازہ کرنا ناممکن ہے. ہمیشہ کچھ مسائل آپ کی توقع نہیں تھی وہاں ہو جائے گا اور یہ ٹھیک ہے. بس کے طور پر اچھی طرح سے اس کے لئے منصوبہ بندی.

2. تعداد میں طاقت نہیں ہے

لاجسٹکس، فنانس کرنے اور مارکیٹنگ کرنے کے پروگرام سے ایک کانفرنس منعقد ایک سے زیادہ پہلوؤں جو تمام مہارت کی ضرورت ہوتی ہے. ایک اچھی ٹیم کے ساتھ اپنے آپ گرد آپ کو ابیبھوت ہونے کے بغیر زیادہ مؤثر طریقے سے مختلف کاموں کو انجام مدد ملے گی. عظیم مواد، اچھا بولنے، اور مصروف شرکاء: یہ بھی آپ کو اہم اہداف پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دے گا.

آپ کی ٹیم احتیاط سے انتخاب کریں. پرجوش منظم اور کارفرما ٹیم کے کھلاڑیوں وہ آرگنائزنگ کمیٹی، بہت سے اعضا ہوتے ہموار فیصلہ سازی اور رابطوں کو رکھنے کے لئے نہیں کیا جانا چاہئے کے لئے دیکھو. جوناتھن خان پائے تین ایک اچھی تعداد ہے. یہ سب آپ کی کانفرنس کے سائز اور کتنا وقت آپ کو آپ کے ہاتھوں پر ہے پر منحصر ہے.

سپرد کرنے کے لئے معلومات حاصل کریں. لاجسٹکس (پنڈال، رہائش، A / V، کیٹرنگ، نقل و حمل)، تکنیکی پروگرام، کلیدی مقررین، فنانس اور سپانسرز، رجسٹریشن، مارکیٹنگ (مواصلات، PR، ویب سائٹ، سوشل میڈیا ...): آپ کو ذمہ داری کے کئی علاقوں میں کمیٹیوں کو تفویض کر سکتے ہیں. کور منتظمین کے اوپر، آپ کو کانفرنس کے دن یا چھوٹے کاموں کے ساتھ آپ کی مدد کرنے کے لئے رضاکاروں کو اندراج کر سکتے ہیں. طالب علموں کو اکثر ایک اچھا موقع کے طور پر دیکھیں گے اور خوشی کی مدد کریں.

آپ بجٹ ہے، ایک پی سی او یا ایک کانفرنس کے دفتر کی خدمات حاصل کرنے پر غور کریں. ایک تعلیمی، ایونٹ مینجمنٹ ہونے کے ناطے ضروری آپ کی forte نہیں ہے. یہ پیشہ ور تعلیمی کانفرنس منعقد کر کے ماہرین ہیں. انہوں نے خاص طور پر چیزوں کی لاجسٹک طرف سے سب سے زیادہ قابل قدر مدد فراہم کریں گے.

3. گلے ٹیکنالوجی

آپ کو ٹیکنالوجی کی قوت بیعانہ کر سکتے ہیں، تاکہ بہت سے طریقے ہیں.

سب سے پہلے،، جمع کرنے کے لئے ہم مرتبہ کا جائزہ لینے اور گذارشات کو قبول کرنے اور آپ کے پروگرام کو منظم کرنے کا ایک خلاصہ کے انتظام کے نظام کا استعمال کریں. جی ہاں، ہم متعصب ہیں، لیکن ہم کافی یہ آپ کو کتنا وقت بچا لے گا زور نہیں کر سکتے ہیں!

کانفرنس کے دوران، اس بات کا یقین تمام کمروں مناسب A / V کا سامان ہے اور یہ کام کر رہا ہے کہ بنانے کے لئے! اور یاد رکھنا، اس 21st صدی ہے! کچھ بہت ہر ایک لیپ ٹاپ، سمارٹ فون یا ایک گولی اٹھانے اور انٹرنیٹ تک رسائی حاصل کرنے کے لئے چاہتے ہیں کریں گے. وائی فائی کانفرنسوں میں ایک اہم مسئلہ ہو سکتا ہے. آپ پنڈال وہ کافی بینڈوڈتھ کے ساتھ وائی فائی فراہم کریں گے کہ پہلے میں چیک یقینی بنائیں.

آپ بھی مندوبین کے تجربے کو بڑھانے کے لئے موبائل اطلاقات کا استعمال کر سکتے ہیں. بہت سے اطلاقات وغیرہ شرکاء کے نیٹ ورک کی مدد کے لئے، کانفرنس تشریف لے جائیں، ان کے اپنے شیڈول تخلیق، وہاں سے باہر ہیں،

4. احتیاط سے آپ کے بولنے کا انتخاب کریں

حق کلیدی اسپیکر کی تلاش بہت اہم ہے لیکن مشکل ہو سکتا ہے. ایک اچھا کلیدی اسپیکر کے مندوبین کو اپنی طرف متوجہ کریں اور اپنے تحقیقی کانفرنس کے لئے سر قائم کرے گا.

مقررین اور پریزنٹیشنز آپ چاہتے ہیں کس طرح کے بارے میں سوچو. تنوع کے لئے مقصد. دونوں معروف محققین اور جونیئر محققین کو مدعو کریں، اور ایک اچھا صنفی توازن کرنے کے لئے کوشش کریں.

آپ کے کیس کو اسپیکر منسوخ میں ایک منصوبہ B ہے بات کو یقینی بنائیں!

5. انہیں تعینات رہیں

تم ایک مؤثر مواصلات کی منصوبہ بندی کرافٹ کرنے کی ضرورت ہے. آپ اشتراک کرنے جا رہے ہیں مواد، جب وہ شخص جس پر اور پر ایک حکمت عملی کو نافذ کریں. اپنی ویب سائٹ پر، انٹرویوز، بلاگ پوسٹ، تصاویر، پروگرام، اسپیکر اعلانات شائع کریں ... کچھ حوصلہ افزائی کی تعمیر کے لیے باقاعدگی سے آپ کے مواد کو اپ ڈیٹ کریں.

آپ کے مندوبین اور آپ کے بولنے کے ساتھ رابطے میں رکھیں. آپ اپنے وفود کے ساتھ بڑے پیمانے پر ای میلز بھیجنے کے لئے MailChimp کے جیسے ٹولز کا استعمال کر سکتے ہیں. وہ آپ کی کانفرنس کے بارے میں تمام ضروری تفصیلات اور ہدایات حاصل کرنے کے یقینی بنائیں: پنڈال پتہ، تاریخ، ہدایات، رابطے کی تفصیلات، مشورے ...

اچھا مواصلات کو بھی کانفرنس کے دوران اہم ہے. پریزنٹیشن رومز، رجسٹریشن میز، دوپہر کے کھانے کے علاقوں یا آرام گاہوں کی جانب حاضرین کی طرف اشارہ کرنے نشانیاں شامل کریں. ایونٹ کے unfolding اور رضاکاروں اور آپ کے عملے کے ارکان کے سوالات کا جواب اور مندوبین کی رہنمائی کے لئے ہے کے مندوبین کو مطلع کرنے کے لئے دن کے دوران کچھ اعلانات بنائیں. اور کہنے کے لئے آپ کا شکریہ ادا نہیں بھولنا! بولنے پر مندوبین کو ایک ای میل اور ایک تحریری نوٹ بھیجیں کمیٹی اور رضاکاروں کے ارکان کو ان کی شراکت کے لئے ان کا شکریہ ادا کرنے کے لئے.

6. نیٹ ورکنگ نیٹ ورکنگ کیوں محققین آپ کی کانفرنس میں شرکت کے اہم وجوہات میں سے ایک ہے سہولت. آپ کا کام ان کو دلچسپ لوگوں سے ملنے میں مدد کرنا ہے. کیسے؟ سب سے پہلے، آپ کو نیٹ ورکنگ کے مواقع اور بات چیت کے لئے کافی وقت مختص یقینی بنائیں. پریزنٹیشنز کے ساتھ اپنے پروگرام رٹنا نہیں - مندوبین سانس لیتے ہیں اور چیٹ کرنے کے لئے اجازت دینے کے لئے بریکآؤٹ اور کافی سیشن کی کافی مقدار کی تعمیر. اور "سماجی" کے کمرے کے لئے قائم ایک مناسب کا انتخاب کریں: sofas اور لوگوں بیٹھ کر بات چیت کرنے کے لئے کرسیاں حاصل ہے. جیسے کہ پارٹیوں، کاک اور کھانے سماجی تقریبات کو منظم کریں. آپ بھی اس طرح کے طور پر "unconferences" کی تنظیم کی شرکت کو فروغ دینے کے کچھ تجربات چلانے اور نیٹ ورکنگ کی حوصلہ افزائی کرنے ٹھنڈی موبائل اطلاقات کا استعمال کرتے ہوئے کے بارے میں غور کرنا چاہئے. اختتامیہ ایک تعلیمی کانفرنس منعقد جن میں سے اکثر تعلیمی اداروں کے ساتھ کوئی تعلق نہیں ہے کاموں کو، کی ایک بھیڑ ہوتی ہے. تم ان میں سے سب کے ساتھ رکھنے کے لئے منظم کیا جا کرنے کی ضرورت ہوگی. آپ کو پہلی بار کے لئے ایک کانفرنس منعقد کر رہے ہیں، جب تک آپ قطار میں آپ کے بتھ حاصل کرنے اور ذہن میں ہماری تجاویز رکھنے کے لئے کا انتظام کے طور پر ماضی کے منتظمین یا پیشہ ور افراد کی طرف سے کچھ مشورہ حاصل، آپ کو ایک کامیاب ایونٹ کے لئے ٹریک پر ہو جائے گا!

HTTP: //www.tenveo-video-conference.com/ پر مزید دیکھیں

آپ کو ویڈیو کانفرنس کے کیمرے اور omnidirectional مائکروفون چاہتے ہیں تو آپ Tenveo سیلز مینیجر راہیل رابطہ کر سکتے ہیں، وہ آپ کو آپ حل اور چھوٹ دے.

ٹیلی فون: 8613657740706

Whatsapp کی: 008613657740706

ای میل: sales01@tenveo.com

اسکائپ: Rachel Liang کی

QQ: 451810239

WeChat چینی: 13657740706